6 tips voor effectieve Organised Business Communication

Communicatie is altijd lastig geweest; communicatie is gecompliceerder geworden door technische mogelijkheden; en communicatie zal in de toekomst nog complexer worden door de vergaande ontwikkelingen. Xelion helpt om wat meer orde te krijgen in de chaos in communicatie. Hierbij een aantal tips voor effectieve Organised Business Communication.

Tip 1: Categorie, tag of label

Het ordenen van communicatie kan gedaan worden door middel van categorieën, tags of labels. Door een naampje te geven aan de manier van communiceren kan het makkelijker worden teruggevonden. Voorwaarde is wel dat de naam, het soort document en waar het is opgeslagen onthouden moet worden. Xelion maakt dit nóg makkelijker. Eén systeem waarin alle communicatie plaatsvindt. Zo kan er in één oogopslag worden getoond wanneer er is gecommuniceerd, met wie en kan de communicatie altijd worden teruggelezen en/of teruggeluisterd door simpelweg de betreffende persoon op te zoeken in het telefoonboek.

Tip 2: Luisteren kan zoveel zeggen

Dit teruglezen of terugluisteren is ook een erg handig middel voor een effectieve zakelijke communicatie. Hoe vaak gebeurt het niet dat er een fout hersteld moet worden doordat er een miscommunicatie was. Door goed te lezen of goed te luisteren kunnen veel fouten voorkomen worden. Tijdens het telefoongesprek of tijdens het chatten, kan er in de snelheid van het communicatiemedium snel wat vergeten worden. Door het gesprek even terug te lezen of te luisteren, kan er veel duidelijkheid ontstaan. Luisteren kan zoveel zeggen, doe er je voordeel mee.

Tip 3: Zorg voor ruimte voor de onderhanden taken

Ieder mens heeft een werkgeheugen, dat op korte termijn informatie kan onthouden en helpt bij de denkprocessen tijdens het uitvoeren van een taak. Wanneer men probeert informatie te onthouden, wordt er een stukje van dit werkgeheugen in gebruik genomen, waardoor er minder overblijft voor de taak die wordt uitgevoerd. Wat hierbij helpt is om informatie die onthouden moet worden ergens op te schrijven of op te slaan. Zo kan men in Xelion bijvoorbeeld iemand ‘vlaggen’. Deze persoon komt dan in een lijst te staan met mensen die teruggebeld moeten worden. Doordat deze informatie vastgelegd staat, hoeft men het niet meer zelf actief te onthouden en kan er volledig gefocust worden op de taak.

Tip 4: Plan telefoongesprekken in

Telefoongesprekken zijn vaak tijdrovend. Deze kunnen in sommige gevallen ook worden gedaan wanneer men in de trein zit of in de auto rijdt. Door een lijstje met gevlagde mensen aan te maken, kan deze lijst worden teruggebeld tijdens het naar huis reizen aan het einde van de werkdag. Hierdoor kan de tijd op kantoor en de tijd tijdens het reizen optimaal worden benut. Normaal gesproken zou het misschien handig zijn om aantekeningen te maken tijdens het telefoneren. Maar door de terugluisterfunctie van Xelion is het geen probleem wanneer dit niet kan.
Onderweg bellen is tijd technisch gezien erg nuttig, mits er uitgebeld kan worden met het vaste telefoonnummer. Lees meer tips om privé en zakelijk gescheiden te houden.

Tip 5: Multitasken duurt langer

Multitasken is niet zo efficiënt als het lijkt. Over het algemeen duren twee taken die op zichzelf 1 minuut zouden duren, gezamenlijk tijdens het multitasken 4 minuten. Het lijkt alsof de hersenen van de mens een aantal taken tegelijk kunnen doen, maar dat blijkt niet te kloppen. Er moet iedere keer weer geschakeld worden wanneer er van taak wordt gewisseld, waardoor het uiteindelijk alleen maar langer duurt. Door bereikbaarheid schema’s in te stellen kan er verzekerd worden dat telefoongesprekken niet die ene belangrijke taak verstoren. Wanneer een taak echt belangrijk is, is het verstandig de status van Xelion op ‘niet storen’ te zetten. Dankzij de volledige focus zal de taak uiteindelijk sneller afgerond zijn.

Tijd is geld

Communicatie is noodzakelijk voor ieder bedrijf en voor iedere werknemer. Maar waar veel mensen voor moeten waken is dat de communicatie van werknemers niet de hele dag opslokt. Wanneer er iedere keer direct wordt gereageerd op inkomende communicatie prikkels, is de kans groot dat er geen tijd meer overblijft voor de normale werkzaamheden. Het is belangrijk om professioneel maar bewust om te gaan met communicatie.